Norme AFNOR NF Z42-026 – Assujettis à la TVA : admission de l’archivage électronique des factures papier.
On se souvient que jusqu’à la publication de l’arrêté du 22 mars 2017, les factures papier émises et reçues par une entreprise devaient en principe être conservées sous leur format originel tout au long de la période d’archivage, de sorte qu’il fallait jongler entre des archivages sur support papier et d’autres sur support électronique.
Toutefois, une tolérance existait depuis 2007 pour les factures de vente générées électroniquement mais adressées sur support papier au client (CF- droit de communication et procédures de recherche et de lutte contre la fraude – Conservation des documents – Cas particulier du « double original » des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier, BOI-CF-10-10-30-20) : on pouvait se contenter d’archiver le double électronique de la facture à condition d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité pendant toute la période d’archivage (mais sans qu’une signature électronique et un horodatage ne soient exigés).
Or, désormais, l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales permet de conserver toutes ses factures sur support numérique, à condition de respecter de différentes règles reprises par la norme AFNOR NF Z42-026 publiée en juin dernier.
Il convient de bien comprendre l’enjeu de la dématérialisation des factures : outre une réduction des coûts, elle permet « de gagner en agilité grâce à l’automatisation et (…) de sécuriser les processus tout en réduisant les délais de traitement » (J. Tonga, L’archivage obligatoire des factures papier, c’est fini !, ITESOFT, 6 avril 2017).
Elle s’inscrit à l’évidence dans la transition numérique des entreprises promue par le gouvernement précédent dans le cadre de la stratégie « Industrie du futur » (Industrie du futur : transformer le modèle industriel par le numérique, Portail du Ministère de l’Economie, 18 mai 2015).
Mais elle est soumise au respect d’un certain nombre d’exigences.
En premier lieu, l’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doit être préalablement défini « selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ».
En deuxième lieu, la numérisation des factures papier, qui peut être réalisée en interne ou externalisée, doit garantir l’intégrité des fichiers numérisés, c’est-à-dire que la copie doit être « conforme à l’original en image et en contenu ». Le texte prend soin de préciser que « les couleurs sont reproduites à l’identique », mais cette exigence ne viserait « que les informations à portée fiscale de la facture.
Ainsi, les logos couleurs de la facture papier pourront être numérisés en noir et blanc, dans la mesure où le logo n’est pas une mention obligatoire fiscale de la facture » (G. Bernier et L. Bouchard-Plottin, L’archivage électronique des factures papier enfin admis fiscalement, EY Société d’avocats, La lettre juridique et fiscale-Droit fiscal).
Enfin, il est précisé que les dispositifs de traitement de l’image sont interdits et qu’en cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte. En troisième lieu, la conservation des documents numérisés doit garantir à la fois l’intégrité des fichiers, l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. C’est pourquoi l’arrêté précité exige que les documents numérisés soient conservés « sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) » et assortis :
- soit « d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile » ;
- soit « d’une empreinte numérique » ;
- soit « d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile » ;
- soit « de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ».
En outre, « chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées ».
Toutefois, un horodatage autonome n’est pas nécessaire : « une solution d’horodatage comprise directement dans la solution de cachet serveur ou de signature fondée sur un certificat dit « RGS 1 étoile » sera valablement admise » (G. Bernier et L. Bouchard-Plottin, art. préc.).
Annabel QUIN,
Maître de conférences à l’Université de Bretagne-Sud
Ancienne avocat au Barreau de Paris
Mise en ligne: 28/08/2017
